¿Qué es OTIF (a tiempo en su totalidad)? ¿Cómo calcular este indicador de eficiencia logística?

En la cadena de suministro, las entregas completas y a tiempo son uno de los principales objetivos de la gestión logística. Tanto es así que existe un indicador específico para ello: la OTIF.
¿Qué es OTIF (a tiempo en su totalidad)? ¿Cómo calcular este indicador de eficiencia logística?

Autor: ByN Soluciones / Fecha: 08-05-2024

En la cadena de suministro, las entregas completas y a tiempo son uno de los principales objetivos de la gestión logística. Tanto es así que existe un indicador específico para ello: la OTIF .

En el artículo de hoy te mostraremos paso a paso cómo calcular el OTIF, cómo se utiliza y los beneficios de adoptar este indicador. Además, te daremos algunos consejos para implementarlo  eficientemente en tu gestión.

¿Listo para comenzar?

¿Qué es OTIF? ¿Para que sirve?

OTIF es el acrónimo de “On Time In Full” o “Tiem”. De hecho, es un indicador de desempeño utilizado en logística y cadena de suministro para medir la eficiencia y eficacia en la entrega de productos. 

Con este indicador es posible evaluar la capacidad de una empresa para entregar el pedido correcto, en la cantidad exacta, al cliente correcto, en el lugar correcto y en el momento correcto. De forma simplificada, el indicador OTIF mide el porcentaje de entregas realizadas sin retrasos ni problemas, reflejando directamente el nivel de satisfacción del cliente. 

Además, al monitorear y actuar para mejorar las entregas a tiempo y completas , las empresas pueden optimizar sus actividades logísticas y reducir los costos operativos, al mismo tiempo que identifican áreas de mejora continua. 

Indicador OTIF en la cadena de suministro

El indicador de desempeño OTIF se puede aplicar a diferentes segmentos de la cadena de producción, permitiendo monitorear y mejorar la eficiencia operativa, de la siguiente manera:

OTIF de proveedores: evalúa la puntualidad y exhaustividad de las entregas de materias primas e insumos realizadas por los proveedores.

Supply OTIF: mide la efectividad de la logística interna en el manejo de materias primas, involucrando procesos como solicitudes de materiales o entregas programadas.

OTIF de Producción: evalúa el desempeño de las diferentes fases del proceso productivo de la empresa.

OTIF de ventas: se refiere a la eficiencia con la que el sector de ventas envía los pedidos para la planificación y programación de la producción.

Entrega OTIF: evalúa la eficiencia en la entrega final de productos a los clientes, incluyendo la evaluación de la calidad de los servicios de transporte utilizados.

Logística OTIF: se enfoca directamente en la entrega al consumidor final y su satisfacción, involucrando la evaluación del desempeño de la logística interna de los productos terminados, desde la producción hasta el almacenamiento y la distribución.

Ventajas de utilizar el indicador OTIF

Las ventajas de utilizar el indicador de desempeño On time In full son numerosas para las empresas, principalmente porque es una métrica que ofrece a los gerentes:

1º – Mejorar la satisfacción del cliente garantizando que los pedidos lleguen a tiempo y completos, aumentando así la confianza del cliente en la empresa;

2º – Al optimizar las entregas para cumplir con los estándares OTIF, las empresas pueden reducir los costos asociados con las entregas tardías, como los gastos de transporte exprés y los costos de almacenamiento;

3º – Al centrarse en mejorar OTIF, las empresas pueden optimizar sus procesos logísticos, desde la planificación hasta la ejecución de la entrega.

4º – Mejora la colaboración entre los socios de la cadena de suministro al indicar posibles cuellos de botella en la cadena de producción, como proveedores, fabricantes, distribuidores y minoristas.

¿Cuál es la diferencia entre OTIF, OTD y OCT?

OTIF, OTD y OCT son indicadores de desempeño de gran importancia para las actividades logísticas, que muchas veces terminan confundiéndose. Ya que son métricas utilizadas para medir la eficiencia y eficacia de la cadena de suministro.

En este sentido, cada una de estas métricas se centra en un aspecto diferente del proceso de entrega del producto. Por ello, vea a continuación una breve explicación de cada uno de ellos:

 OTIF: puntual y completo o puntual y completoOTD – Entrega a tiempo o Entrega a tiempoOCT – Tiempo del ciclo del pedido
Definición Evalúa la capacidad de entregar el pedido exacto, en la cantidad solicitada, al cliente correcto, en el lugar correcto y en el momento acordado.Mide el porcentaje de entregas realizadas dentro del plazo establecido, independientemente de si están completas o no.Mide el tiempo total requerido desde el momento en que el cliente realiza el pedido hasta el momento en que se entrega y recibe el pedido.
Enfoque No sólo en la puntualidad de la entrega, sino también en la exactitud e integridad del pedido. Una puntuación OTIF alta indica altos niveles de satisfacción del cliente ya que los pedidos se reciben completos y a tiempo.Se centra estrictamente en la entrega a tiempo. Es un indicador directo de qué tan bien una empresa o proveedor está gestionando sus promesas de entrega, pero no refleja necesariamente si el pedido se entregó en la cantidad correcta o con las especificaciones completas.En el proceso en su conjunto, desde el inicio hasta el final. Evalúa la eficiencia de la cadena de suministro en el procesamiento de pedidos. Un ciclo de pedido corto puede indicar una cadena de suministro ágil y receptiva.
Comparación 
OTIF vs. OTDMientras que la OTIF evalúa tanto la puntualidad como la integridad del pedido, la OTD se centra únicamente en la puntualidad. OTIF es una métrica más completa que ofrece una visión más completa de la experiencia del cliente.
OTIF/OCT vs. OTDTanto OTIF como OCT ofrecen una perspectiva más holística sobre el proceso de entrega y la satisfacción del cliente en comparación con OTD. OCT proporciona específicamente una vista del tiempo total de procesamiento, mientras que OTIF enfatiza la entrega completa y puntual.
OCTOCT se distingue porque mide la duración del proceso de pedido en su conjunto, proporcionando información sobre la eficiencia operativa, a diferencia de OTIF y OTD, que se centran más directamente en las condiciones de entrega.

¿Cómo calcular OTIF?

El cálculo de OTIF implica dos componentes principales: 

  • Puntualidad de entrega (On-Time);
  • Integridad del pedido (In-Full). 

Consulte la siguiente guía paso a paso sobre cómo realizar este cálculo:

Pasos para calcular OTIF:

1º – Calcular On-Time (Puntualidad): determina el porcentaje de pedidos entregados dentro del plazo acordado. Esto se hace dividiendo la cantidad de pedidos entregados a tiempo por la cantidad total de pedidos y luego multiplicando por 100 para obtener un porcentaje.

A tiempo = (Número de pedidos entregados a tiempo / Número total de pedidos) x 100

2º – Calcular In-Full (Completitud): calcula el porcentaje de pedidos entregados completos, es decir, sin faltar ningún artículo. Esto se calcula dividiendo el número de pedidos entregados completos por el número total de pedidos y luego multiplicando el resultado por 100 para obtener un porcentaje.

Completo = Número de pedidos entregados completos / Número total de pedidos) x 100

3º – Calcular OTIF: multiplicar los porcentajes de On-Time y In-Full para obtener el OTIF global.

OTIF = (a tiempo × completo) ÷ 100

Ejemplo de cálculo de OTIF:

Supongamos que una empresa realizó 100 pedidos el mes pasado.

  • 95 de estos pedidos fueron entregados dentro del plazo establecido.
  • 97 de estos pedidos se entregaron completos y no faltaba ningún artículo.
  1. a) Calcular la puntualidad:

Puntualidad = (95/100) × 100 = 95%

  1. b) Calcular en su totalidad:

Completo = (97/100) × 100 = 97%

  1. c) ​Calcular OTIF General:

OTIF = (95% × 97%) ÷ 100 = 92,15%

Por tanto, el indicador global de la empresa para el mes en cuestión sería del 92,15%, lo que indica un alto nivel de eficiencia en la entrega de los pedidos tanto a tiempo como en su totalidad. 

¿Cómo analizar los resultados del cálculo de entregas completas y puntuales?

Sin duda, un análisis de los resultados del cálculo de entregas completas y en plazo es fundamental para comprender la eficiencia de tu cadena de suministro e identificar áreas de mejora. En este sentido, es importante tener en cuenta los siguientes parámetros de análisis:

OTIF alto (cerca del 100%): un valor OTIF alto indica que la empresa entrega la mayoría de los pedidos a tiempo y en cantidad total. De esta forma, puede interpretarse como eficiencia en la cadena de suministro, buena gestión de inventarios y satisfacción del cliente. 

OTIF bajo (significativamente menos del 100%): un valor de OTIF bajo revela problemas en la cadena de suministro, como retrasos en la entrega, problemas de calidad , desabastecimientos o ineficiencias en la producción. De hecho, es una llamada de atención para investigar las causas fundamentales e implementar soluciones.

Análisis separado de la OTIF: si la OTIF en su conjunto no logra los objetivos, es necesario un análisis de los aspectos On-Time y In-Full. Ya que le permite comprender si los problemas están más relacionados con retrasos en la entrega o con la integridad de los pedidos. 

Principalmente porque cada uno de los aspectos puede tener causas diferentes y, por tanto, requiere acciones de mejora específicas que también son diferentes.

Tendencias y patrones observar las tendencias de OTIF a lo largo del tiempo y considerar las mejoras implementadas ayuda a diagnosticar cambios significativos en la operación o el mercado. 

Además, patrones como problemas recurrentes en ciertas épocas del año o con ciertos productos o proveedores pueden dirigir el enfoque de los esfuerzos de mejora de manera más asertiva.

Compare con puntos de referencia de la industria: comparar su OTIF con los estándares o puntos de referencia de la industria puede ofrecer una perspectiva sobre el desempeño de su empresa frente a la competencia. Si su OTIF está por debajo del promedio de la industria, podría indicar una desventaja competitiva.

Impacto de los daños durante el transporte en la tasa de entrega de OTIF.

Los daños a las mercancías durante el transporte impactan directamente en el indicador OTIF (On Time In Full), afectando tanto al componente “In Full” como al “On Time”.

Impacto en el indicador “En su totalidad”

Los daños durante el transporte provocan que la mercancía resulte dañada, perdida parcialmente o en condiciones inadecuadas para su uso o venta. Si esto ocurre, no se entregarán y es posible que sea necesario reemplazarlos o repararlos. Además de retrasar el proceso de disponibilidad para el cliente, supondrá costes extra.

Impacto en “a tiempo”

Del mismo modo que pueden provocar retrasos en la entrega de mercancías, los daños pueden costar un nuevo envío para sustituir los productos dañados. Aumentan el tiempo del ciclo de entrega, afectan la puntualidad y la integridad de la entrega.

Además de los impactos directos en el indicador OTIF, los daños durante el transporte pueden generar costos adicionales, como costos de reemplazo, costos de reelaboración, costos de devolución y costos de reparación.

Los daños visibles a la mercancía pueden afectar la percepción de los clientes sobre la calidad de la empresa y dañar la reputación de la marca.

¿Es importante la seguridad laboral para mejorar la OTIF en logística?

Los accidentes durante el movimiento de carga, como colisiones, atropellos de peatones, vuelcos de  o incidentes de transporte, también tienen un impacto significativo en el indicador OTIF. 

Si un accidente impide el movimiento o transporte de mercancías , esto, además de tener consecuencias para la seguridad laboral, se traduce en retrasos en la entrega a los clientes.

La necesidad de abordar procedimientos posteriores a un accidente, como la eliminación de obstáculos, la evaluación de daños y la investigación, puede consumir un tiempo valioso y provocar interrupciones en la cadena de suministro, lo que afecta la puntualidad de las entregas.

Otro factor es que los accidentes durante los movimientos de carga pueden provocar daños o pérdida de mercancías.

Implementación de OTIF para una Operación Logística eficiente

Sin duda, para implementar el indicador OTIF apuntando a la eficiencia de las operaciones logísticas, es importante seguir varias estrategias operativas. Vea una guía paso a paso a continuación:

  1. Definición de Metas y Objetivos con miras a la operación “On-Time” y “In-Full”, estableciendo estándares claros y medibles. Luego, determine las tasas OTIF que desea lograr en diferentes períodos de tiempo.
  2. Evaluación de la Situación Actual de la Cadena de Suministro con un diagnóstico completo para identificar cuellos de botella, ineficiencias y áreas de riesgo que podrían afectar su indicador. Por lo tanto, recopile datos históricos sobre el desempeño de las entregas, problemas recurrentes y comentarios de clientes y proveedores.
  3. Desarrollo de Planes de Acción detallados para abordar áreas que necesitan mejoras, como adquisición de materias primas, producción, almacenamiento y transporte. 

Es importante identificar tecnologías y herramientas que optimicen el rendimiento, como los sistemas de gestión de transporte (TMS) y los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP).

  1. Promover la optimización de la Cadena de Suministro mejorando los procesos, enfocándose en los procesos de suministro, producción, manejo de carga , empaque y entrega para reducir retrasos y errores. Además, adopte prácticas eficientes de gestión de inventario para garantizar la disponibilidad del producto sin mantener altos niveles de existencias.
  2. Colaboración con socios eligiendo proveedores confiables, así como realizando evaluaciones periódicas para garantizar que puedan cumplir con los estándares. También es importante establecer relaciones sólidas con empresas que ofrezcan soluciones flexibles y confiables.
  3. Implementación de sistemas para mejorar la visibilidad y seguimiento de las entregas, permitiendo la identificación temprana de posibles retrasos. En este sentido, es importante apoyarse en el análisis de datos para monitorear el desempeño e identificar tendencias o problemas recurrentes.
  4. La capacitación y el desarrollo del equipo son esenciales, por lo que es importante brindar capacitación continua sobre la importancia de la OTIF y cómo sus acciones influyen en el desempeño general. Además, promover una cultura organizacional que valore la mejora continua y la innovación es un factor de éxito.
  5. Monitoreo y Evaluación Continua con KPIs adoptados como indicadores de desempeño para las actividades logísticas , buscando monitorear el progreso hacia los objetivos de OTIF.

Es importante prestar atención a los comentarios de clientes y socios para identificar y realizar los ajustes necesarios, así como acciones correctivas y mejora continua.

Por lo tanto, la implementación exitosa de OTIF requiere compromiso organizacional, planificación cuidadosa y un enfoque proactivo para la resolución de problemas. 

Conclusión 

La implementación efectiva del indicador OTIF en la gestión logística no es sólo un objetivo deseable, sino una necesidad estratégica para las empresas que buscan la excelencia operativa y la satisfacción del cliente. 

Por tanto, alcanzar un alto rendimiento en este indicador pasa por definir objetivos claros, evaluar la situación actual, optimizar la cadena de suministro y comprometerse con la mejora continua y la colaboración estratégica con los socios.

El enfoque continuo en el análisis del desempeño, los comentarios de los clientes y la búsqueda de eficiencias operativas guiarán a las empresas hacia un ciclo de mejora, garantizando no solo el cumplimiento de los estándares para entregas completas y puntuales, sino también la construcción de una cadena de valor sólida y resiliente.

Por lo tanto, invertir en optimizar los indicadores de desempeño no es sólo una cuestión de cumplir objetivos operativos; es una estrategia para garantizar la satisfacción del cliente, la sostenibilidad y el crecimiento a largo plazo. 

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