Gestión de incidencias logísticas: ¿Qué se puede hacer para mejorar la eficiencia en la cadena de suministro?

En logística, donde cada movimiento importa para un resultado eficiente, la gestión de eventos logísticos es una acción fundamental para asegurar el logro de objetivos y la integridad de la carga. 

Esto explica por qué muchos responsables de logística buscan incansablemente estrategias eficaces para minimizar las incidencias y averías, elementos que pueden suponer la diferencia entre el éxito operativo y pérdidas considerables. Los riesgos asociados a los movimientos logísticos requieren una atención especial y un enfoque estratégico. 

Descubre en el artículo de hoy cómo mejorar la gestión de eventos logísticos en tu empresa para no sólo proteger tu carga, sino también optimizar la eficiencia de tu cadena de suministro.

¿Qué son los sucesos logísticos? ¿Cómo se clasifican?

Los sucesos logísticos son eventos que pueden interrumpir o perjudicar el flujo normal de la cadena logística. 

Se pueden clasificar en diferentes tipos, como por ejemplo:

• Retrasos: en la entrega de productos o materiales, causados ​​por problemas de transporte, almacenamiento u otros factores;
• Daños: daños físicos a la carga durante el transporte o almacenamiento, por mal manejo, embalaje inadecuado u otros factores;
• Pérdidas: pérdida o robo de productos o materiales;
• Daños: a la propiedad o al medio ambiente, causados ​​por accidentes durante el transporte o almacenamiento;
• Problemas de documentación: errores o inconsistencias en la documentación de la carga, que pueden generar retrasos o multas;
• Falta de comunicación: entre diferentes departamentos de la empresa o con socios logísticos, lo que puede provocar errores y retrasos.

¿Cuál es el impacto de los eventos logísticos?

Directamente, podemos clasificar los impactos en tres categorías: 

• Costes adicionales: retrasos, pérdidas, averías, pérdida de carga, multas, accidentes laborales, etc.
• Retrasos en las entregas: insatisfacción del cliente, pérdida de ventas, daño a la reputación de la empresa.
• Ineficiencia operativa: aumento de tiempo y recursos.

Tenga en cuenta que el impacto de los eventos logísticos afecta directamente a la eficiencia logística de cualquier empresa. Por lo tanto, es necesario adoptar un instrumento estratégico para mitigar riesgos y optimizar el desempeño de la cadena de suministro en las empresas: la gestión de riesgos de la cadena de suministro.

¿Qué es la gestión de incidencias logísticas?

La gestión de incidentes logísticos es un proceso proactivo y estratégico para prevenir, identificar, monitorear y resolver problemas que surgen en la cadena de suministro. Es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de la logística , reducir costos y aumentar la eficiencia de la empresa.

Sucesos como retrasos, pérdidas, averías y pérdidas de carga pueden generar costos adicionales, retrasar las entregas y comprometer la satisfacción del cliente.

¿Qué importancia tiene la gestión de incidencias en la logística?

En el escenario actual, la gestión de incidencias en logística juega un papel destacado y es un instrumento estratégico para mitigar riesgos y optimizar el rendimiento de la cadena de suministro. Su importancia se traduce en varios beneficios tangibles para las empresas, tales como:

• Reducción de costos.
• Reducción de pérdidas financieras relacionadas con retrasos, averías, pérdidas y daños.
• Reducción de costos con entregas, almacenamiento y eliminación de productos dañados.
• Reducción de costos con multas e indemnizaciones por incumplimiento de plazos o fallos en las entregas.
• Mejora de la eficiencia.
• Mayor velocidad, confiabilidad y previsibilidad de la cadena logística.
• Reducción del tiempo de entrega del producto.
• Aumento de la productividad y capacidad de respuesta de la empresa.
• Entrega de productos a tiempo y en perfecto estado.
• Reducción de quejas e insatisfacción de los clientes.
• Mejora de la imagen de la empresa.
• Mayor competitividad en el mercado.
• Reducción del riesgo de accidentes con los empleados.
• Protección de la carga durante el transporte y almacenamiento.

Por lo tanto, además de gestionar incidencias en logística contribuyendo a mejorar el desempeño de la cadena de suministro, promueve un ambiente de trabajo más seguro y saludable.

5 objetivos principales de la Gestión de Ocurrencias Logísticas:

1. Mitigar riesgos : Minimizar la probabilidad de ocurrencia identificando puntos críticos e implementando medidas preventivas.
2. Reducir costos: Reducir las pérdidas financieras causadas por retrasos, averías, pérdidas, daños y otros imprevistos.
3. Mejorar la eficiencia: Incrementar la velocidad, confiabilidad y previsibilidad de la cadena logística.
4. Incrementar la satisfacción del cliente: Garantizar entregas a tiempo y en perfectas condiciones, además de ofrecer una respuesta ágil y eficaz en caso de problemas.
5. Proteger la imagen de la empresa: Fortalecer la reputación de la empresa como confiable y eficiente en la gestión logística.

Pero para que esto sea posible, es necesario un proceso sistemático y organizado para la gestión de eventos logísticos, que se base en algunos pasos pilares.  

Pilares en el proceso de Gestión de Ocurrencias Logísticas

Los pasos esenciales para una gestión eficaz de eventos logísticos incluyen:

1. Prevención

Comienza con la identificación de riesgos mediante el mapeo de puntos críticos en la cadena logística y los riesgos potenciales de ocurrencia para crear una jerarquía de riesgos. Aquí es fundamental considerar todos los aspectos del flujo logístico en la interacción: peatones, equipos y carga.

Durante la investigación y análisis de riesgos, los gerentes deben utilizar herramientas que les permitan identificar fallas sistémicas e implementar medidas correctivas para evitar su recurrencia.

La Pirámide de Bird es uno de ellos, ya que ilustra la proporcionalidad entre diferentes tipos de eventos, desde incidentes sin pérdidas hasta accidentes con daños graves.

La gestión de sucesos utiliza la investigación como herramienta esencial para comprender las causas de los problemas y mejorar continuamente los procesos logísticos.

Esta mejora será más efectiva con la implementación de medidas preventivas, como:

• Entrenamiento personal, 
• Inversión en tecnología, 
• Creación de planes de contingencia, 
• Adopción de buenas prácticas de almacenamiento y manejo de carga.

2. Monitoreo

El seguimiento constante de la cadena logística es otro paso esencial en la gestión de riesgos de la cadena de suministro. El uso de indicadores de desempeño logístico (KPI) es fundamental para monitorear los índices de retrasos, averías, pérdidas, etc. Permitirán un mejor análisis de datos e identificación de las causas fundamentales de los problemas y oportunidades de mejora.

Además, las herramientas de seguimiento y monitoreo en tiempo real, como TMS, RFID y sensores, permiten identificar los problemas y actuar de manera oportuna para evitar que los incidentes empeoren.

Los sistemas de detección de peatones en vías con intenso tráfico de grúas horquilla o los dispositivos de seguimiento de daños en cargas son ejemplos de herramientas para minimizar e incluso eliminar los riesgos de ocurrencia de daños relacionados con accidentes laborales o daños físicos a las cargas durante el transporte o almacenamiento.

3. Acción

La etapa de acción en la gestión de incidentes logísticos tiene como objetivo minimizar los impactos negativos de un problema y asegurar una rápida recuperación de la cadena de suministro. Se subdivide en dos pilares:

I. Resolución Rápida y Efectiva de Ocurrencias para definir medidas correctivas.

1. Identificar la causa raíz del suceso, los impactos generados y los recursos disponibles para su resolución.
2. Considere el tipo de suceso, la gravedad del problema, los costos involucrados y el tiempo de respuesta requerido.
3. Implementar medidas urgentes para minimizar los impactos inmediatos y, posteriormente, acciones correctivas para evitar que la ocurrencia se repita.
4. Designar responsables de cada acción, incluyendo plazos y recursos necesarios.
5. Monitorear el progreso de las acciones y realizar ajustes cuando sea necesario.
6. Registrar todas las medidas tomadas, incluyendo fechas, responsables y resultados.

II. Comunicación Transparente y Proactiva en la difusión de información.

1. Para clientes, proveedores, empresas de transporte, empleados y demás partes interesadas en la cadena logística.
2. Utilizando canales de comunicación como sitio web, correo electrónico, teléfono, redes sociales, comunicados oficiales y otros canales apropiados.
3. Con mensajes claros, concisos y precisos sobre la naturaleza del suceso, los impactos causados, las medidas tomadas y el cronograma de resolución.

Recomendaciones de buenas prácticas en la etapa de acción:

I – Reunir un grupo de expertos y crear un comité de crisis para tomar decisiones rápidas y efectivas en caso de sucesos graves.

II – Utilizar herramientas tecnológicas como software de gestión de incidencias. Facilitan la comunicación, el seguimiento de las actuaciones y la documentación del proceso.

III – Realizar simulaciones y capacitaciones, preparar al equipo para atender diferentes tipos de incidentes de manera eficiente.

IV – Invertir en formación y permitir a los empleados comunicarse de forma clara, objetiva y empática en situaciones de crisis.

V – Promover una cultura de seguridad para fomentar la comunicación abierta y el aprendizaje de los errores para prevenir incidentes futuros.

4. Análisis

La investigación de las causas de los sucesos tiene como objetivo identificar fallas en los procesos, sistemas, infraestructura o comportamiento humano que contribuyeron al suceso.

Las principales técnicas de análisis son:

• Análisis de causa raíz (RCA): Identificar la causa fundamental del problema, utilizando herramientas como el diagrama de Ishikawa;
• Análisis 5W2H: Investiga qué pasó, quiénes estuvieron involucrados, cuándo pasó, dónde pasó, por qué pasó y cómo pasó.

El análisis también busca prevenir la recurrencia de la ocurrencia y mejorar la cadena logística corrigiendo fallas identificadas e implementando medidas de mejora para optimizar los procesos logísticos y aumentar la eficiencia.

Todo esto nos lleva al último paso del proceso de gestión de incidentes:

5. Mejora continua

Implica actualizar constantemente el plan de gestión de incidencias y adaptarlo a las necesidades y cambios del mercado. Las acciones: someterse a revisión periódica del plan, actualización de la información e inclusión de nuevas tecnologías para optimizar la gestión de ocurrencias.

En este sentido, los directivos pueden participar en grupos de estudio y foros para compartir experiencias y aprender de otras empresas. Además, visita empresas de referencia para observar cómo gestionan los eventos logísticos.

Pero todo esto exige un tiempo y una especialización que muchos directivos no tienen. Después de todo, deben dedicarse a su negocio. Por tanto, lo mejor que se puede hacer para mejorar la gestión de incidentes es contar con la ayuda de expertos.

Y aquí ByN Soluciones puede aportar mucho con sus tecnologías exclusivas e innovadoras que añaden valor al sector logístico.

Somos referente en soluciones logísticas para reducir los daños a la carga mediante el seguimiento durante el transporte y aumentar la productividad y seguridad en la intralogística.

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Recuerde: La gestión eficaz de los eventos logísticos es un factor esencial para el éxito de las empresas. Implementando estrategias de prevención, seguimiento, resolución y uso de tecnología, es posible minimizar los impactos negativos, aumentar la eficiencia de la cadena de suministro y también asegurar la satisfacción del cliente.

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